1. Số hóa hợp đồng lao động: Xu hướng không bắt buộc, nhưng cần thiết
Câu hỏi phổ biến nhất sau khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP được ban hành là liệu tất cả hợp đồng lao động (HĐLĐ) có phải chuyển thành hợp đồng điện tử hay không. Câu trả lời là KHÔNG – Pháp luật Việt Nam chỉ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng giấy, chứ không bắt buộc chuyển đổi. Cả hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử sẽ cùng tồn tại lâu dài và các hợp đồng giấy vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ.
Tuy nhiên, với việc ứng dụng pháp lý một cách đổi mới và sáng tạo, chuyển đổi số quy trình hợp đồng mang lại lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp. Nghị định 337 chính thức định vị HĐLĐ như một “tài sản số” được định danh và quản lý tập trung bởi Nhà nước.
Quy trình từ lúc khởi tạo, xác thực sinh trắc họ, ký số cho đến khi được BNV cấp mã định danh. Lưu ý vai trò trung gian bắt buộc của nhà cung cấp e-Contract.
2. Lợi ích kinh doanh vượt trội từ Số hóa hợp đồng lao động
Việc chuyển đổi sang Hợp đồng Lao động Điện tử (e-Contract) mang lại những lợi ích đáng kể, giúp doanh nghiệp phát triển an toàn và bền vững.
Tối ưu hóa vận hành và giảm gánh nặng chi phí HR
- Cắt giảm chi phí vận hành là một trong những lợi ích hàng đầu. Việc này bao gồm tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát nhanh (cho các chi nhánh xa), lưu kho và nhân sự quản lý hồ sơ giấy tờ, có thể giúp nền kinh tế tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng mỗi năm.
- Đối với các doanh nghiệp có tỷ lệ biến động nhân sự cao như bán lẻ, sản xuất hoặc logistics, việc ký kết hợp đồng chỉ trong vài phút thay vì vài ngày giúp rút ngắn thời gian onboarding, từ đó tối ưu hóa năng suất lao động ngay từ ngày đầu tiên.
Tự động hóa tuân thủ và Quản lý rủi ro chuyên sâu
- Việc chuyển dữ liệu hợp đồng lên Nền tảng Quốc gia (do Bộ Nội vụ chủ trì) ngay sau khi ký kết mở ra cơ hội “tự động hóa tuân thủ”. Doanh nghiệp có thể kỳ vọng cơ quan quản lý sẽ trích xuất dữ liệu trực tiếp để làm báo cáo, giảm tải gánh nặng hành chính (như lập báo cáo khai trình tình hình sử dụng lao động gửi Sở LĐTBXH).
- Với tư duy Chuyên môn và Đồng hành, IVLF nhận định việc lưu trữ tập trung trên nền tảng số giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất lịch sử, quản lý phụ lục và tránh thất lạc hồ sơ. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh thua kiện trong các tranh chấp lao động.
3. Khung pháp lý mới: Tăng cường bảo mật và minh bạch hóa khi Số hóa hợp đồng lao động
Nghị định 337 thiết lập các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quản lý, buộc doanh nghiệp phải nâng cấp quy trình ký kết để đảm bảo Đạo đức và Chuyên môn.
Cơ chế định danh và ký số 24 giờ
- Mỗi hợp đồng điện tử sau khi ký phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ để cấp một mã định danh (ID) duy nhất.
- Quy định cực kỳ nghiêm ngặt về thời gian: Nhà cung cấp dịch vụ (eContract Provider) phải gửi dữ liệu về Nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký số. Điều này loại bỏ hoàn toàn khả năng ký lùi ngày (backdate) hợp đồng.
Hàng rào kỹ thuật: Xác thực sinh trắc học
- Nghị định 337 nâng chuẩn an toàn thông tin lên mức cao nhất bằng cách yêu cầu xác thực sinh trắc học (khuôn mặt, vân tay) của người đại diện theo pháp luật.
- Điều này buộc các nhà cung cấp phải nâng cấp hạ tầng để tích hợp khả năng đọc chip NFC trên thẻ Căn cước công dân gắn chip hoặc kết nối với cơ sở dữ liệu dân cư.
- Việc này chấm dứt tình trạng sử dụng chữ ký số (USB Token) lỏng lẻo, nơi nhân viên thường ký thay giám đốc, đảm bảo tính không thể chối bỏ (non-repudiation) của hợp đồng.
4. Tác động xã hội: Bảo vệ quyền lợi Người Lao Động khi Số hóa hợp đồng lao động
Cơ chế số hóa mang lại sự Minh bạch và bảo vệ pháp lý chưa từng có cho Người Lao Động khi số hóa hợp đồng lao động.
- Với cơ chế ID và lưu trữ tập trung trên Nền tảng quốc gia, người lao động có quyền truy cập, tra cứu và tải về hợp đồng của mình bất cứ lúc nào thông qua tài khoản VNeID hoặc cổng thông tin của Bộ Nội vụ. Đây là công cụ pháp lý mạnh mẽ giúp họ tự bảo vệ quyền lợi trong các tranh chấp về lương, thưởng hay bảo hiểm xã hội.
- Dữ liệu hợp đồng điện tử được xác thực bởi Nhà nước có thể trở thành “giấy thông hành” cho các thủ tục hành chính khác. Người lao động có thể sử dụng dữ liệu này để chứng minh thu nhập khi vay vốn ngân hàng, đăng ký tạm trú, hay làm thủ tục thuế mà không cần phải xin xác nhận giấy từ công ty, giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức đi lại.
5. Kế hoạch hành động (action plan): Chuẩn bị cho sự chuyển đổi toàn diện
Các doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng trước khi Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia đi vào vận hành chính thức (chậm nhất là 01/07/2026).
- Rà soát và Làm sạch Dữ liệu Nhân sự: Yêu cầu 100% nhân sự cập nhật thông tin thẻ Căn cước công dân gắn chip và khuyến khích đăng ký tài khoản VNeID Mức 2, vì đây sẽ là công cụ xác thực chính trong tương lai.
- Lựa chọn Nhà cung cấp eContract: Đối tác cần có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, đã hoàn tất kết nối API với Nền tảng của Bộ Nội vụ và có sẵn giải pháp eKYC để xác thực sinh trắc học.
- Thí điểm và Đào tạo: Áp dụng quy trình ký kết điện tử cho nhóm đối tượng có độ sẵn sàng công nghệ cao và kiểm tra kỹ lưỡng tính năng xác thực sinh trắc học cho Người đại diện pháp luật, đặc biệt là lãnh đạo người nước ngoài.
- Tuân thủ Bảo vệ Dữ liệu: Soạn thảo và ký kết các Văn bản chấp thuận (Consent Form) với nhân viên về việc xử lý và chia sẻ dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của quy định.
IVLF Advisors LLC có nhóm tư vấn và cải tiến quy trình pháp lý với chuyên môn cao, giúp khách hàng hiện đại hóa và điều chỉnh pháp lý phù hợp nhằm thúc đẩy mục tiêu, chiến lược phát triển doanh nghiệp.
Bài viết chuyên môn từ IVLF Advisors LLC
Thông tin liên hệ
Công ty TNHH Tư vấn Quốc tế IVLF Advisors LLC
Văn phòng Hà Nội:
📍 R1.7 Khu đô thị Eden Rose, 908 Kim Giang, Thanh Liệt, Hà Nội
📞 (+84) 936 726 065
✉️ info@ivlf-advisors.com
Liên hệ với IVLF để được tư vấn và hỗ trợ trong các thương vụ!
